5 Tips Om Te Leren Prioriteiten Stellen In Je Leven

5 Tips Om Te Leren Prioriteiten Stellen In Je Leven

Je komt aan op kantoor en voordat jij überhaupt je jas uit hebt gedaan vliegen de taken je al om de oren.

Van e-mails, tot overbodige overleggen, allemaal opdrachten die jouw dag vullen.

Hoe benut jij jouw tijd goed en hoe zorg je ervoor dat jouw projecten, taken en to-do’s efficiënt en effectief verlopen?

Dat kun je bewerkstelligen door te starten met prioriteiten stellen.

Wil jij leren prioriteren en beter keuzes maken op het gebied van werk en relationeel?

In dit artikel help ik jou en leer ik je dat keuzes maken niet zo moeilijk is als het lijkt.

In dit artikel leer je:

  • Wat prioriteiten stellen inhoudt
  • Dat prioriteiten stellen terugkomt in je relatie, werk, gezin en andere dagelijkse beslissingen
  • Wat het verschil tussen belangrijk en urgent is en waarom dat samenhangt heeft met prioriteren
  • Wat prioriteren binnen jouw relatie kan betekenen
  • Hoe jij leert prioriteren in 6 tips.


Moeite met prioriteiten stellen en keuzes maken?

Het worstelen en stoeien met het stellen van prioriteiten en het realiseren daarvan is voor veel mensen een dagelijkse strijd. Om hier wat dieper op in te gaan starten we met de ‘prioriteiten stellen betekenis’.

Waar staat prioriteiten stellen voor en waarom kan je zo’n moeite hebben daarmee? En wat is het verband met keuzes maken? Dat leg ik je graag uit.

De letterlijke betekenis van prioriteiten stellen op encyclo.nl is: ‘voorrang’.

Als je ergens een prioriteit van maakt geef je ergens voorrang aan. Je stelt vast wat het belangrijkste is van alle dingen die jij wil en moet doen.

Dit is een dagelijks proces en je past prioriteiten stellen niet alleen toe tijdens je werk of bij je onderneming. Nee!

Prioriteiten stellen doe je in alle dagelijkse processen. Je stelt prioriteiten voor je werk, je kinderen, relaties, je partner, je hobby, alles staat in het teken van prioriteiten stellen.

Ik geef je een aantal voorbeelden, waardoor jij beter de betekenis van prioriteiten stellen begrijpt.

Een voorbeeld is een prioriteit gerelateerd aan relaties. Jouw partner gaat continu naar borrels na het werk, terwijl jullie duidelijk hadden besproken dat jullie op zoek wilden gaan naar een nieuw huis na het werk. Jouw partner maakt de keuze om naar het feestje te gaan in plaats van naar jou, jij bent geen prioriteit. Hij kan ook narcistische trekken hebben, maar daar leg ik je in dit artikel graag meer over uit.
In je werk loop je ook tegen prioriteiten stellen aan. Heb jij een document wat dringend naar jouw collega verstuurd moet worden, maar jij bent net bezig met een belangrijke presentatie? Dan moet jij de keuze maken tussen een dringende taak en een belangrijke presentatie. Weer twee keuzes waar jij voor moet bepalen welke voorrang nodig heeft op de ander.

Alle processen in jouw leven gaan gepaard met prioriteiten stellen en keuzes maken.

En die keuzes doe je op basis van wat jij belangrijk vindt, wat de ander belangrijk vindt en wat urgent of dringend is.

Je weegt continu af: ‘welke dingen juist zijn op een bepaald moment’. Maar hoe maak je de keuze wat juist is? Dat onderscheid kun je gemakkelijk onderverdelen in belangrijk en urgentie en dit is het verschil:

Belangrijk: je moet ervoor dat een taak of proces afgerond wordt, anders ontstaan er problemen of vertragingen.

Belangrijke professionele of persoonlijke taken of processen kunnen ook veel mensen treffen.

Denk bijvoorbeeld aan; een klus die jij voor een raad van een bestuur moet afronden, of een taak die jij voor een naaste collega moet afronden.

Dan is de taak door verschil in functie voor de raad van bestuur belangrijker dan de taak voor jouw naaste collega. Of een persoonlijk voorbeeld; de diploma-uitreiking van jouw zoon, in plaats van de borrel van jouw vriendin op hetzelfde moment.

Deze vorm van belangrijk heeft meer betrekking op de emotionele waarde en op de manier waarop het de ander treft.

Dat jouw zoon alleen staat op zijn diploma-uitreiking weegt zwaarder, dan de vriendin die niet kan gaan borrelen.

Onbelangrijk: Onbelangrijke taken of processen behoeven geen voorrang op belangrijke taken en processen.

Ze wegen niet zwaar in het verloop van jouw werkzaamheden en als ze niet (op tijd) gebeuren ondervind je er geen problemen aan.

 Bijvoorbeeld: je wil al heel erg lang de structuur van de mappen op je laptop bijwerken en opfrissen, maar het komt er niet van. Het is een onbelangrijke taak, die je altijd nog kunt vervullen.

Urgent: een taak of proces moet direct in gang worden gezet, want wanneer deze taak niet volbracht is (voor een bepaalde tijd) kunnen er veel negatieve consequenties uit voort komen.

Ook taken of processen die een gevaar vormen zijn altijd urgent. Belt er bijvoorbeeld een klant dat hij vast zit in een brandende lift in jouw kantoor, dan is dat altijd urgent.

Urgente klussen zijn vaak spontaan en laten zich niet altijd inplannen.

Niet urgent: een taak of proces waar geen tijdsdruk op zit. Het is geen noodzaak dat de taak of het proces voor een bepaalde tijdsspanne uitgevoerd wordt. Zo moet de tafel nog gemaakt worden, maar er kan nog aan worden gezeten, dus die taak is niet urgent.


Waarom prioriteiten stellen in het leven belangrijk is

Je hebt waarschijnlijk nu een beeld van wat prioriteiten zijn en waarschijnlijk heb je al in je hoofd wat jouw prioriteiten voor vandaag zijn.

Maar heb je wel door wat voor invloed prioriteiten stellen op jouw leven heeft en waarom het zo belangrijk is?

Het stellen van prioriteiten maakt dat jij besluitvaardiger bent en dat je meer overzicht creëert in jouw leven. Je krijgt de zaken op orde in jouw leven.

Doordat jij georganiseerder leeft, zorgt dit voor een minder stressvol leven en heb je minder kans op een burn-out.

Wanneer je namelijk niet prioriteert is jouw hoofd een bonk van onrust en is overzicht in taken en plannen ver te zoeken.

Jouw mentale gezondheid is belangrijk voor jouw werkomgeving en voor jouw relatie, maar bovenal voor jezelf.

Wil je meer weten over burn-outs en hoe je hiermee omgaat? Ik schreef een artikel hierover.


Prioriteiten stellen op het werk of relatie?

Nu je exact weet wat prioriteren inhoudt kun je het gaan toepassen op je werk en in je relatie.

Zeker in tijden van Corona zijn keuzes en prioriteiten stellen heel erg belangrijk.

Heb jij bijvoorbeeld heel de week als verpleegster in de zorg gewerkt en merk je dat je moe bent, maar wil jouw partner graag een drankje gaan doen. Bepaal dan welke keuze jij voorrang geeft.

Ga je een moment van rust nemen zodat je weer oplaadt

Of...

Ga je met je partner een drankje doen omdat je elkaar zo weinig hebt gezien

Deze afweging is persoonlijk en alleen jij kunt dat bepalen.


Prioriteiten stellen: hoe doe je dat? 6 Tips


Nu we hebben geleerd wat er allemaal bij prioriteiten komt kijken geef ik je graag nog een aantal tips mee zodat jij voortaan altijd de juiste keuze maakt.

Tip 1: Werk aan je timemanagement

Zorg voor regelmaat in jouw leven, zo krijg je namelijk veel meer voor elkaar.

Je hebt meer houvast en door een schema of planning op te stellen heb je een stok achter de deur.

Timemanagement zorgt voor meer rust en overzicht in jouw werk en maakt dat jij een stuk plezierig werkt.

Dit kun je bewerkstelligen door actiepunten op te schrijven, nee te zeggen en grenzen aan te geven bij bijvoorbeeld collega’s en pauzes in te plannen. Met deze stappen kom je al een heel eind in timemanagement.


Tip 2: Stop met multitasken.

In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, bespaart multitasking geen tijd.

In een onderzoek van de Universiteit van Utah ontdekten wetenschappers dat chauffeurs hun bestemming later bereikte wanneer ze hun mobiele telefoon mochten gebruiken.

Wat het meeste tijd bespaart is om elke taak in één keer af te ronden. Betaal je rekeningen in één keer en verstuur je e-mails in één keer.

Elke taak vereist een specifieke mentaliteit en als je daar eenmaal mee bezig bent dan is het belangrijk dat je deze taak afmaakt.

Heen en weer schakelen tussen verschillende taken verspilt eigenlijk de productiviteit van je brein, omdat je aandacht wordt besteed aan het schakelen.

Hoe graag we anno nu ook multitasken, voor de rust in ons hoofd is dit funest. Werk taak voor taak af en focus jezelf op één taak.

Even een berichtje sturen naar je dochter, terwijl jij een tekst voor je werk aan het typen bent of autorijden terwijl je belt.

Allemaal voorbeelden waarvan je weet dat je het niet moet doen.

Waarom? Omdat het niet goed gaat. Wij zijn niet ingesteld op multitasken.

Paul Kirscher, universiteitshoogleraar bij de Open Universiteit, zegt; Wij kunnen simpelweg niet twee dingen tegeleijk doen als we daarover na moeten denken.

Het is feitelijk twee of meer informatieverwerkende processen tegelijkertijd uitvoeren,  die niets met elkaar te maken hebben. Wij kunnen dat niet.

Wel kunnen we task switching en zorgen dat we dit goed inrichten.

Eén opdracht goed uitvoeren en daarna snel schakelen naar de andere taak. Daar moeten we op focussen en niet op twee dingen tegelijk.


Tip 3: Stel prioriteiten helder!

Bekijk nu eerst de video van Bjon Lomborg:

Hij is politieke wetenschapper en legt uit hoe je prioriteiten stelt aan de hand van keuzes op wereldniveau.

Hij vertelt uit dat we prioriteiten helder moeten stellen, zelfs als het niet overeenstemt met de gebruikelijke manier waarop we een bepaald probleem zien.

Hij geeft aan dat we onszelf soms te druk maken over sommige dingen, waardoor we de uiteindelijke prioriteit niet helder meer kunnen zien en geneigd zijn om de prioriteit ergens anders dan nodig neer te leggen.


Tip 4: Gebruik de prioriteitenmatrix

Hoe je keuzes onderverdeeld heb je eerder geleerd in dit artikel.

De prioriteitenmatrix van Dwight Eisenhouwer helpt je bij het maken van een afweging tussen wat belangrijk, onbelangrijk, urgent en niet urgent is en hoe jij snel een prioriteit kan bepalen.

Dringend werk vereist onmiddellijk onze aandacht en moet binnen een bepaalde tijdslimiet (meestal van korte duur) worden voltooid.

Hierdoor leer jij om in elke situatie een afweging te maken of de opdracht of taak prioriteit heeft en kun je overzichtelijker, beter en sneller handelen en keuze maken.


Tip 5: Sta sterk in je schoenen en kom voor jezelf op

Uiteraard is prioriteren gerelateerd aan sterk in je schoenen staan, want jij moet voor jezelf kiezen.

Ben je er aan toe om een georganiseerd leven te leiden, om voor jezelf te kiezen en de juiste keuze te maken, maar weet je niet hoe?

Download hieronder mijn gratis e-book voor meer assertiviteit en wordt de beste versie van jezelf!

Vera
 

Vera is multidisciplinair coach, therapeut en ervaringsdeskundige. Met haar deskundigheid heeft ze al duizenden vrouwen én mannen geholpen om hun mentale gezondheid te verbeteren. Vera is zelfstandig auteur en schrijft op Vitaal Gezond artikelen over mens, (sociale) relaties en gezondheid.

>